Phí công tác bằng máy bay cần những hồ sơ gì và hạch toán kế toán thế nào
Công ty bạn cử nhân viên đi công tác, phương tiện di chuyển bằng máy bay vé tàu xe ô tô ….. Ngoài cuống vé và cùi vé, vé điện tử khi đặt qua các trang web công ty bán vé xe oto máy bay … mang về kế toán cần phải bổ sung thêm chứng từ gì nữa không để khoản chi này được tính vào chi phí hợp lý; Những lưu ý về công tác phí của công ty.
Nội dung chính
Công tác phí là gì?
Công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có); Công tác phí là thuật ngữ chỉ các khoản chi phí trả cho người đi công tác trong nước. Các khoản chi phí này sẽ bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có).
>>> Xem thêm: thuế nhà thầu
Căn cứ tính chi phí vé máy bay tai doanh nghiệp
Bộ tài chính đã ban hành văn bản hướng dẫn quy định về chi phí vé máy bay được tính vào chi phí công tác phí như thế nào. Quy định tại 96/2015/TT–BTC hướng dẫn chi tiết tại khoản 2.9 Điều 4 nói về khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác. Quy định thêm tại TT số 78/2014/TT–BTC hướng dẫn thi hành Luật thuế TNDN cụ thể tại:
– Khoản 1, Khoản 2 Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT–BTC quy định điều kiện khấu trừ thuế GTGT.
Về trường hợp hạch toán chi phí vé máy bay của doanh nghiệp được chia ra các trường hợp sau:
Nếu doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay từ Website thương mại điện tử cần những chứng từ sau:
Trường hợp doanh nghiệp đặt vé máy bay điện tử:
+ Hóa đơn thanh toán của hãng bay cho người lao động
+ Lập quyết định cử đi công tác cho người lao động
+ Thẻ lên máy bay (boarding pass)
+ Những chứng từ kế toán không dùng tiền mặt
+ Văn bản thể hiện đầy đủ quy chế tài chính doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Sổ tay kiến thức tổng hợp thuế thu nhập doanh nghiệp mới nhất cập nhật đến năm 2024.
Nếu trường hợp người lao động không giữ được thẻ lên máy bay thì cũng cần các chứng từ cụ thể sau:
+ Vé máy bay điện tử
+ Văn bản hoăc giấy điều đi công tác hoặc quyết định cử công tác nếu có
+ Hóa đơn nhận từ hãng vé
+ Toàn bộ những chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
+ Văn bản thể hiện quy chế tài chính tại doanh nghiệp
Trường hợp doanh nghiệp điều chỉnh cá nhân tự đi mua vé và thanh toán bằng thẻ ATM hay thẻ tín dụng mang tên doanh nghiệp cá nhân. Sau khi mang chứng từ về doanh nghiệp phải thanh toán với doanh nghiệp để yêu cầu có đủ hồ sơ, chứng từ khẳng định đượ khoản chi phí bằng tiền này phuc vụ cho sản xuất hoặc kinh doanh của đơn vị.
Chi phí vé máy bay tại doanh nghiệp có được tính là chi phí được trừ
Chứng từ cần có để hợp thức hóa chi phí vé máy bay gồm:
+ Vé máy bay đi công tác
+ Hóa đơn nhận lại từ hãng bay
+ Thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ).
+ Toàn bộ những chứng từ liên quan đến việc doanh nghiệp cử người đi công tác có sự xác nhận của doah nghiệp Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của DN, quy định về thanh toán tiền công tác phí của doanh nghiệp để người lao động thanh toán bằng thẻ cá nhân, áp dụn với trường hợp người lao động là chủ thẻ thanh toán, sau đó thực hiện hạch toán lại với doanh nghiệp.
+ Toàn bộ những chứng từ thanh toán bằng tiền vé của DN áp dụng cho cá nhân để mua vé.
+ Toàn bộ những chứng từ thanh toán không sử dụng hay dùng tiền mặt của cá nhân.
>>> Xem thêm: Kiến thức thuế thua nhập cá nhân mới nhất hiện nay.
Trong trường hợp doanh nghiệp hạch toán chi phí vé máy bay đi lại trong trường hợp cần chú ý những điều sau:
– Nếu người lao động còn lưu lại cùi vé thì chứng từ thanh toán của doanh nghiệp sử dụng tiền mặt hoặc chuyển khoản đều hợp lý
– Quy định về hóa đơn xuất ra không đáp ứng những điều kiện cần hoặc đủ để tính chi phí hợp lý, phuc vụ sản xuất kinh doanh …thì khoản chi phí vé máy bay này sẽ không được tính và khấu trừ thuế GTGT, đồng thời cũng không được tính vào chi phí hợp lý khi doanh nghiệp giải trình và thanh tra với cơ quan thuế.
Hướng dẫn hạch toán chi phí vé máy bay tại doanh nghiệp
Chi phí vé máy bay tại doanh nghiệp được hạch toán cụ thể như sau:
Nợ TK 641: Chí phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 111, 112: Tài khoản tiền gửi ngân hàng, hoặc tài khoản tiền mặt
Trên đây là hương dẫn hạch toán chi phí vé máy bay tại doanh nhiệp. Bạn đọc cần lưu ý bắt đầu từ ngày 06/08/2015 Doanh nghiệp không bị ép khống chế về những khoản chi phí cho người lao động đi công tác. Toàn bộ khoản chi sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu có hóa đơn chứng từ hoàn chỉnh.
Trường hợp doanh nghiệp khoán các khoản chi cho người lao động, với trường hợp các khoản chi này có đầy đủ chứng từ thì vẫn được tính vào chi phí được trừ mới những khoản khoán chi đó.
Mức công tác phí năm 2024 đối với cán bộ công chức
Căn cứ Chương 2 Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định về mức công tác phí năm 2024 đối với cán bộ công chức như sau:
– Mức công tác phí đối với chi phí đi lại, căn cứ Điều 5 Thông tư 40/2017/TT-BTC:
+ Thanh toán theo hóa đơn thực tế: mức thanh toán theo giá ghi trên vé, hoá đơn, chứng từ mua vé hợp pháp. Giá vé không bao gồm các chi phí dịch vụ khác như: Tham quan du lịch, các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu.
+ Thanh toán khoán kinh phí sử dụng ô tô khi đi công tác, khoán tiền tự túc phương tiện đi công tác:
++ Các chức danh lãnh đạo có tiêu chuẩn sử dụng xe ô tô khi đi công tác tự nguyện đăng ký thực hiện khoán kinh phí.
++ Cán bộ, công chức, viên chức không có tiêu chuẩn được bố trí xe ô tô khi đi công tác, nếu đi công tác tự túc cách trụ sở từ 10 km trở lên ở các vùng khó khăn hoặc từ 15 km trở lên được thanh toán khoán tiền tự túc phương tiện bằng 0,2 lít xăng/km.
Mức công tác phí đối với phụ cấp lưu trú, căn cứ Điều 6 Thông tư 40/2017/TT-BTC:
+ 200.000 đồng/ngày. Trường hợp đi trong ngày thì do cơ quan quyết định.
+ Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động ở đất liền được cử đi công tác trên biển, đảo: 250.000 đồng/người/ngày thực tế đi biển, đảo.
– Mức công tác phí đối với tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác, căn cứ Điều 7 Thông tư 40/2017/TT-BTC:
+ Thanh toán theo hình thức khoán:
++ Lãnh đạo cấp Bộ trưởng, Thứ trưởng và các chức danh lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 trở lên: 1.000.000 đồng/ngày/người.
++ Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động còn lại:
[1] Đi công tác ở quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh: 450.000 đồng/ngày/người.
[2] Đi công tác tại huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc trung ương, tại thị xã, thành phố còn lại thuộc tỉnh: 350.000 đồng/ngày/người.
[3] Các vùng còn lại: 300.000 đồng/ngày/người.
+ Thanh toán theo hoá đơn thực tế: thanh toán theo giá thuê phòng thực tế.
++ Lãnh đạo cấp Bộ trưởng và các chức danh tương đương: tối đa 2.500.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng, không phân biệt nơi đến công tác;
++ Đi công tác tại các quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh:
[1] Thứ trưởng và các chức danh lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 đến 1,3: 1.200.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng.
[2] Còn lại: 1.000.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 2 người/phòng.
++ Đi công tác tại các vùng còn lại:
[1] Thứ trưởng và các chức danh lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 đến 1,3: 1.100.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng.
[2] Đối tượng còn lại: 700.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 2 người/phòng.
Mức công tác phí theo tháng, căn cứ Điều 9 Thông tư 40/2017/TT-BTC:
+ Đi công tác lưu động trên 10 ngày/tháng: 500.000 đồng/người/tháng.
Căn cứ Điều 10 Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định về chứng từ thanh toán công tác phí như sau:
Chứng từ thanh toán công tác phí
Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú).
Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.
Hóa đơn; chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật khi đi công tác bằng các phương tiện giao thông hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện. Riêng chứng từ thanh toán vé máy bay ngoài cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ lên máy bay theo quy định của pháp luật. Trường hợp mất thẻ lên máy bay thì phải có xác nhận của cơ quan, đơn vị cử đi công tác (áp dụng khi thanh toán chi phí đi lại theo thực tế).
Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt thanh toán (áp dụng khi thanh toán khoán chi phí đi lại).
Hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật (áp dụng khi thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế).
Riêng hồ sơ thanh toán khoán kinh phí sử dụng xe ô tô khi đi công tác tại điểm a khoản 2 Điều 5 Thông tư này gồm: Chứng từ quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều này.
Như vậy, chứng từ thanh toán công tác phí hợp lệ là các chứng từ sau, cụ thể bao gồm:
– Giấy đi đường có dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác hoặc của khách sạn nơi lưu trú.
– Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được phê duyệt.
– Công văn, giấy mời, văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.
– Hóa đơn, chứng từ mua vé hợp pháp. Riêng vé máy bay ngoài cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ lên máy bay hoặc xác nhận của cơ quan, đơn vị cử đi công tác.
– Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác trình duyệt thanh toán.
– Hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp.
